會議準備工(gōng)作，是保證會議順利召開(kāi)并圓滿結束的前提和基礎。會議要想達到預期效果，首先取決于準備工(gōng)作做得如何。對會前準備工(gōng)作的要求是：“絲絲入扣，萬無一(yī)失” 。這就要求精心作好會前準備。
 
1、寄發會議通知(zhī)
    會議通知(zhī)的内容要全，會議“五要素”即會議名稱、會議内容、會議範圍、會議時間、會議地址都要一(yī)一(yī)列出，缺一(yī)不可。寄發通知(zhī)時，要做到“早、細、規範” 。所謂“早” ，即發通知(zhī)要有适當的提前時間，以便于參加者有所準備；“細”是指通知(zhī)的内容要具體(tǐ)、詳細，便于代表赴會；“規範” ，即通知(zhī)格式要規範，要做到莊重嚴肅，行文規則。根據會議的内容和參加者的範圍，通知(zhī)可采用張貼或郵寄的形式。郵寄時最好在信封上寫明“會議通知(zhī)，收到急轉”的字樣，以免中(zhōng)途耽擱，也有的用電(diàn)話(huà)通知(zhī)。對距離(lí)遠的會議參加者，有關住宿和差旅費(fèi)報銷等問題都應一(yī)并寫明。

2、選擇會議地址

會址的确定要本着适中(zhōng)、方便、舒适、經濟的原則來确立。會場的大(dà)小(xiǎo)，要根據會議内容和參加者的多少而定。會場大(dà)而參加人員(yuán)少，會給人一(yī)種空蕩蕩的感覺；會場小(xiǎo)而參加者多，又(yòu)會給人以局促之感。會場布置要和會議内容相稱。在大(dà)型會議的會場門口，應張貼“歡迎”之類的告示；如果會場不易尋找，應在會場附近安設路标作爲指點。
 
3、确定會議内容
    會前要認真研究确定會議的内容，不開(kāi)無目的、無意義的會議。有些地方，開(kāi)會好像形成一(yī)種慣例，凡會必成文，凡文必開(kāi)會。會議内容單調而且重複，費(fèi)時費(fèi)力，勞而無功，并不能真正解決問題。現代生(shēng)活的快節奏，使人們始終生(shēng)活在緊張忙碌之中(zhōng)，召開(kāi)無意義的會議會浪費(fèi)與會者的時間，是對他們不尊重的行爲。因此，會前應先确定内容，對可開(kāi)可不開(kāi)的會議，則堅決不開(kāi)。
 
4、确定與會代表
    在會議召開(kāi)之前，必須确定參加會議的人員(yuán)名單或者人員(yuán)範圍。确定的原則應該是一(yī)切從有利于工(gōng)作出發，嚴格控制與會人員(yuán)範圍，做到該邀請的邀請，該控制的控制，堅決杜絕與會議無關的人員(yuán)參加。邀請與會議無關的人員(yuán)參加，不僅是對其他代表的不恭，也是對他本人的不敬，同時也會沖淡會議氣氛。
 
5、其他準備工(gōng)作

    要把會議開(kāi)好，除以上幾條外(wài)，還應提前做好其他準備工(gōng)作。應在會前成立會務組，大(dà)型會議還應分(fēn)别成立秘書(shū)組、文娛組、生(shēng)活組等，并确定各組的職責範圍，做到分(fēn)工(gōng)明确，落實到人。此外(wài)，還應包括印發會議文件、制發會議證件等。總之，要做到安排妥當，萬無一(yī)失。